Vom “papierlosen Büro” sind wir heute genau so weit entfernt wie zu den Zeiten als die IT noch EDV genannt wurde.
Bei uns wird die immer noch EDV genannt
Ich mach mal ne DFÜ auf und dann treffen wir uns in der Telko.
… um das EVA-Prinzip zu besprechen?
Da gibt es eine einfache Wahrheit dahinter, die Generation, welche noch jede E-Mail ausgedruckt hat geht so langsam komplett in Rente.
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Wir drucken seit Jahren quasi gar nicht mehr und haben da eine strikte Agenda. Gleiches gilt für Post. Jedes Schriftstück auf Papier ist Zeugnis eines versagten Prozesses, so betrachten wir das.
Tatsächlich funktioniert das mittlerweile auch flächendeckend bei den meisten Ämtern. Manche schicken noch unsinnige Briefe, die man auch per Mail hätte regel bzw. unterlassen können, aber das sind auch wirklich nicht viele. Alles in Allem rede ich von etwa einem Ausdruck alle paar Monate und einem eingehenden Brief alle paar Tage. Ist schon ein guter Schnitt finde ich.
Ich drucke im Büro, weil ich zuhause keinen Drucker habe und leider noch lange nicht alles digital möglich ist.
Also ich muss inzwischen Dokumente zum unterschreiben nicht mehr ausdrucken, in der Regel geht das mit digitaler Signatur. Auch bei offiziellen Dokumenten für Behörden.
Mein Tablet zum lesen von Dokumenten für die Arbeit wurde übrigens abgelehnt, weil ja sonst jeder eins will. Könnte die Sachen jetzt ausdrucken, aber das doch Quatsch.
Was versteht ihr unter digitaler Signatur? Ich habe meine Unterschrift eingescannt und mit Gimp den Hintergrund gelöscht. Das füge ich jetzt oft als Bild ein und komme damit bisher problemlos durch.
Aber mich beschleicht das Gefühl, dass es irgendeine proprietäre Adobe-Unterschriften-Kacke gibt, die “offzieller” als mein Unterschriften-Bild ist.
Mein Unterschriften-Bild ist natürlich auch leicht zu kopieren und damit zu missbrauchen.
Das gilt rein rechtlich gar nicht,weder als normale noch als digitale Unterschrift. (Gibt’s auch Urteile zu)
Mit einer digitalen Unterschrift ist im Rechtsdeutsch die sog. Unterschrift nach EIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der EU gemeint. Diese gibt es in verschiedenen Varianten,von der einfachen Unterschrift mit selbst erstellten Zertifikat (die aber im Rechtsverkehr nicht viel bringt) bis zur sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur QES. Für letztere muss vorher eine Identifikationsprüfung bei einem Anbieter erfolgt sein und die eigentliche Signatur erfolgt per Siegelkarte oder Fernsignatur.
Klingt erstmal kompliziert,ist aber z.B. über sign-me (D-Trust) der Bundesdruckerei für Privatleute möglich, allerdings relativ teuer.
Übrigens wer einen Heilberufe Ausweis hat: Damit kann man immer auch QES unterschreiben,ohne weitere Kosten. (E-Rezepte-Signaturen sind quasi nur QES nach Gematic)
Wir haben einen Firmenausweis und unterschreiben daher digital in PDF Dateien. Da steht nur mein Name, Grund etc.
Privat habe ich eine Unterschrift, die ich einfach in Dokumente kopiere.
Ich drucke und uU laminiere nur noch Schilder für Nachbarn.
Zumindest bei uns im Unternehmen hat sich das deutlich reduziert. Vor ein paar Jahren musste ich noch Urlaubsanträge auf Papier vom Chef unterschreiben lassen, alle Rechnungen wurden ausgedruckt und unterschrieben etc.
Heute wird kaum mehr was gedruckt und die Zahl der Drucker wurde halbiert.
Früher gab es ein Urlaubsblatt, auf dem alle Anträge für das Jahr einzeln unterschrieben werden mussten - heute kann ich den Urlaub digital beantragen & absegnen lassen, und dann werden am Ende stattdessen 2 Blätter ausgedruckt und an die Personalabteilung geschickt weil die das nicht digital annehmen.
Digitalisierung im öffentlichen Dienst.
Personalabteilung sind echt die einzigen die noch alles in Papier haben wollen. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Mail verschicken. Vollkommen hirnlos.
Haha, per Mail verschicken - dafür gibt’s doch die Hauspost, die soll ja nicht arbeitslos werden.
Früher ™ (während sich noch Leute für Covid interessiert haben) waren die Formulare auf einmal alle digital.
Das wurde jetzt aber an vielen Stellen zurückgerollt weil die Verwaltung meinte, dass es einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erzeugt wenn sie digitale UND ausgedruckte Reisekostenanträge bearbeiten müssen. (Womit auch die 2 Jahre Verzögerung beim bearbeiten begründet wurden)
Wenigstens darf ich da jetzt nach und nach gescheite Webformulare draus basteln…
Meinen Bauantrag soll ich samt Anhänge in dreifacher Ausführung per Post schicken. Wenn die das schon in Papierform haben wollen, sollen die es sich doch selber kopieren, die Säcke.
Einen Grundbuchauszug lässt sich bei unserem Amtsgericht nur per Papier-Brief anfragen.
Wir sind hier sehr weit weg vom digitalen Büro.
Kenne ich meist auch so.
Geschockt hat mich letztes Jahr ein sehr sehr kleines Amt im tiefsten Brandenburg. Die wollten den Antrag per PDF mit QES und “aus formellen Gründen wenn sie irgendwann mal Zeit haben” in Papierform,aber haben mehrfach unterstrichen,dass für sie der PDF Antrag ausschlaggebend ist. Es mag daran gelegen haben,dass der eigentliche Bauherr der Landkreis ist,aber trotzdem.
In 2019 wurde bei uns noch jede Bestellung ausgedruckt, per Hand eingegeben und abgeheftet.
Aufgrund von Corona und der Tatsache, dass ein Großteil der Belegschaft ins Home Office ging, haben wir erschreckend schnell auf ein papierloses Büro umgestellt. Innerhalb von 2 Wochen waren alle im Home Office umgestellt. Die Kollegen im Büro folgten ein paar Monate später.
Das hat sehr gut geklappt, vor allem weil andere Prozesse immer noch recht veraltet sind.
Als Geschäftsführer:
Wir drucken intern so gut wie gar nichts. Nur Schulungsunterlagen, Lagekarten/Baupläne,Einsatzanweisungen(wir sind auf Krisenfälle spezialisiert)und Präsentationsnotizen gelegentlich. Tatsächlich hab ich neulich festgestellt,dass mein Labeldrucker mehr Druckaufträge als unser Standortdrucker. Aber ich bin auch Labelfetischst.
Briefe werden wenn wir sie mal brauchen über einen Briefdienstleister (LetterXpress,kann man auch für privat empfehlen)gedruckt. Heißt es gibt einen Softwaredrucker aus dem wir virtuell drucken und die kuvertieren/frankieren/verschicken das, mittlerweile sogar für Einschreiben Einwurf. Da letzteres 90% der verbleibenden Briefpost ausmacht(Mahnungen…seufz…) ist das massiv praktisch.
Alle Mitarbeitenden die das brauchen haben QES Karten um elektronisch qualifizierte Signaturen abzugeben und so auch nach außen theoretisch papierlos arbeiten zu können. Leider spielen da aber v.a. Ämter noch nicht immer mit.
Eingangspost wird von einem Scandienstleister abgefangen und dort gescannt.
Ich.will.kein.verdammtes.Papier. Kostet im Druck, kostet aber v.a. auch im Aufbewahren. Ich hab verdammt viele Aufbewahrungspflichten - die gelten sobald das mal gedruckt ist immer auch für die Papierversion. Das können dann aber für ein Kundenprojekt schnell 10 Ordner sein wenn wir das alles drucken würden. Die dann 10-20 Jahre lang lagern,viel Spaß.
Abgesehen davon arbeitet bei uns eh quasi jeder im HO,da ist Papier ja noch viel unpraktischer.
A propos seit der Drucker nicht mehr mag, wie schwierig ist Elster beantragen und mit der Steuersoftware verbinden?
Ich finde weder das Beantragen noch das verwenden von Elster online sonderlich schwierig. Eine zusätzliche Software braucht es meiner Meinung gar nicht unbedingt.
